Las inspecciones de Hacienda son más frecuentes de lo que se piensa.
Si bien una inspección de Hacienda no necesariamente implica algo negativo, es importante hacer las cosas correctamente desde el principio para poder superar la situación exitosamente.
En este artículo, discutiremos las situaciones más comunes que brindan motivos a la Agencia Tributaria para llevar a cabo una inspección en tu negocio.
Inspecciones de Hacienda a autónomos y empresas:
Hacienda investiga constantemente a autónomos y empresas. Aunque durante épocas de crisis, como en el caso actual marcado por la pandemia, la Agencia Tributaria centra su estrategia principalmente en los negocios que obtienen beneficios, la realidad es que si les das alguna de estas razones, es más probable que estudien tu caso.
Motivos por los que Hacienda puede realizar una inspección:
- Declaraciones de IVA a devolver: Si presentas una declaración negativa y Hacienda te debe realizar una devolución, es posible que soliciten revisar todos tus movimientos en el libro de IVA para verificar que todas las cantidades declaradas son correctas. Además, si declaras muchos gastos, querrán comprobar la deducibilidad de esos gastos. Algunos gastos, como el teléfono móvil o la gasolina, pueden generar problemas, especialmente para los autónomos. No todos los autónomos pueden deducir este tipo de gastos, y el desconocimiento de la normativa puede resultar en multas. Si tienes muchos gastos en dietas, transporte, vestuario, etc., asegúrate de que realmente puedes deducirlos antes de presentarlos.
- Recepción de subvenciones: Es más probable que recibas una inspección por parte de Hacienda si has obtenido una subvención del Estado. La Agencia Tributaria querrá asegurarse de que todo esté en orden y de que has gestionado correctamente dicha subvención.
- Solicitud del NIF intracomunitario o Alta en el ROI: Si solicitas el NIF intracomunitario o el Alta en el ROI, es posible que la Agencia Tributaria quiera comprobar que dicha solicitud es necesaria para llevar a cabo tu actividad correctamente. No es infrecuente que realicen inspecciones para verificar que todas las actividades realizadas en el extranjero cumplan con las regulaciones.
- Discrepancias en las declaraciones: Es importante que los modelos trimestrales que presentemos coincidan con los anuales. Lo mismo ocurre con las declaraciones de nuestros clientes o proveedores: si no coinciden, Hacienda nos notificará para que justifiquemos las diferencias encontradas.
Consejos para enfrentar una inspección de Hacienda:
Si tienes un negocio y no cuentas con una gestoría en línea para empresas o autónomos, deberás encargarte de la parte fiscal por tu cuenta. Aquí te ofrecemos algunos consejos:
- Mantén al día la contabilidad: Todos deben mantener su contabilidad actualizada, especialmente la del ejercicio que se presenta. Debes llevar un registro detallado de los gastos e ingresos, facturas recibidas y emitidas, y contar con todos los datos fiscales de clientes y proveedores, incluyendo la fecha de expedición. Además, cada factura debe especificar la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
- Ten cuidado con los gastos deducibles: Deducir gastos puede resultar tentador tanto para autónomos como para empresas. Sin embargo, no todos los gastos son deducibles, y no todos los negocios pueden deducir los mismos conceptos. En este tipo de situaciones, los servicios de una gestoría suelen ser muy útiles. Si no tienes un asesor cercano, ten en cuenta que existe normativa para la deducción de gastos. Los gastos deducibles siempre deben ser necesarios para la actividad. Hacienda verificará la actividad de tus proveedores para determinar si el gasto era necesario para tu negocio o si no deberías deducirlo.
- Cumple con los requisitos de deducibilidad establecidos por la normativa: Debes tener cuidado con lo que deseas deducir. Esto también se aplica a los gastos mencionados anteriormente (dietas, telefonía, transporte, etc.). En los últimos años, ha habido multas frecuentes por deducir estos gastos cuando no son necesarios para la actividad del negocio. En nuestra experiencia como asesoría en línea con más de 500 autónomos y empresas como clientes, es mejor no arriesgarse, ya que puedes enfrentar multas considerablemente altas.
¿Cuántos años puede Hacienda inspeccionar a una empresa?
Una pregunta frecuente en lo que se refiere a las inspecciones de Hacienda es cuántos años pueden remontarse al estudiar nuestro negocio.
La Agencia Tributaria dispone de cuatro años para exigir liquidaciones e imponer multas. Pasado ese periodo, el plazo de la inspección «caducaría». Este plazo también aplica al contribuyente, quien tiene cuatro años para reclamar la devolución de ingresos indebidos.
Los cuatro años comienzan al finalizar el plazo de presentación voluntaria de cada impuesto. Si se realiza la autoliquidación fuera de plazo, el tiempo comenzará a contar desde ese momento.